Zakup paliwa za granicą a koszt uzyskania przychodów w działalności

Wielu przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą korzysta z pojazdów służbowych podczas wyjazdów zagranicznych – zarówno w ramach transportu, handlu międzynarodowego, jak i wyjazdów służbowych. W takich sytuacjach częstą praktyką jest tankowanie paliwa poza granicami Polski. Powstaje jednak pytanie: czy koszty zakupu paliwa za granicą mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w Polsce? Odpowiedź nie jest jednoznaczna – wymaga bowiem uwzględnienia przepisów podatkowych, praktyki organów skarbowych oraz poprawnej dokumentacji. Poniżej wyjaśniamy najważniejsze aspekty tej kwestii.

1. Pojęcie kosztu uzyskania przychodu – przypomnienie podstaw

Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT) oraz odpowiednio w ustawie o CIT (art. 15 ust. 1), kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu, z wyjątkiem wydatków wymienionych w katalogu kosztów niestanowiących kosztów podatkowych.

Aby więc zakup paliwa za granicą mógł być zaliczony do kosztów, muszą być spełnione trzy podstawowe warunki:

• wydatek musi być związany z działalnością gospodarczą,
• musi być należycie udokumentowany,
• nie może być ujęty w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów podatkowych.

2. Czy zakup paliwa za granicą może stanowić koszt uzyskania przychodu?

Tak – zakup paliwa za granicą może być kosztem podatkowym, pod warunkiem że:

• został poniesiony w związku z podróżą służbową lub przejazdem mającym związek z działalnością gospodarczą,
• podatnik dysponuje dowodem potwierdzającym zakup (np. paragonem lub fakturą),
• paliwo zostało zużyte do pojazdu używanego w działalności (firmowego lub prywatnego zgłoszonego do działalności).

3. Dokumentowanie zakupu paliwa za granicą – paragon, faktura, tłumaczenie

Najczęściej zakup paliwa za granicą dokumentowany jest paragonem fiskalnym lub fakturą w języku obcym (np. po niemiecku, czesku, francusku). Ważne zasady:

🔹 Paragon zagraniczny może stanowić dowód księgowy pod warunkiem, że zawiera:

• datę zakupu,
• nazwę stacji paliw i jej adres (potwierdzający, że zakup odbył się za granicą),
• rodzaj towaru (paliwo),
• cenę i ilość paliwa,
• walutę i formę płatności.

🔹 Tłumaczenie dokumentu – nie jest obowiązkowe, ale zalecane przy większych kwotach lub w przypadku kontroli skarbowej. Tłumaczenie nie musi być przysięgłe, może być sporządzone przez samego podatnika.

🔹 Numer rejestracyjny pojazdu – jeśli nie znajduje się na paragonie, warto opisać go na odwrocie dokumentu.

4. Pojazd firmowy, prywatny czy leasingowany – znaczenie dla kosztów

Samochód firmowy (wprowadzony do ewidencji środków trwałych)

• 100% kosztów paliwa można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu – jeśli pojazd jest wykorzystywany wyłącznie w działalności (potrzebna ewidencja przebiegu i zgłoszenie do urzędu skarbowego).
• 75% kosztów paliwa – jeśli pojazd jest używany zarówno służbowo, jak i prywatnie (bez pełnej ewidencji przebiegu).

Samochód prywatny wykorzystywany w działalności

• Można odliczyć tylko 20% wydatków na paliwo, nawet jeśli zakup odbywa się za granicą.
• Brak możliwości pełnego zaliczenia do kosztów – dotyczy samochodów nieujętych w ewidencji środków trwałych.

Samochód leasingowany

• Zasady jak dla samochodu firmowego – 100% lub 75% w zależności od sposobu użytkowania i prowadzenia ewidencji.

5. Różnice kursowe – jak przeliczyć zakup paliwa z waluty obcej?

Zakup paliwa za granicą dokonywany jest zazwyczaj w walucie obcej (np. euro, korony czeskie, franki szwajcarskie). Aby ująć wydatek w kosztach:

🔹 Kwotę z paragonu lub faktury należy przeliczyć na złote polskie.
🔹 Kurs przeliczeniowy:

• dla księgi przychodów i rozchodów (KPiR): kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień poniesienia kosztu,
• dla pełnej księgowości: kurs faktyczny z dnia transakcji lub kurs z wyciągu bankowego (jeśli płatność kartą).
  🔹 Kurs należy ustalić dla całej wartości dokumentu (brutto).

6. Podatek VAT a zakup paliwa za granicą – czy można odliczyć?

Zakup paliwa za granicą najczęściej zawiera zagraniczny podatek VAT, który nie podlega odliczeniu w polskim JPK/VAT, ponieważ:

• nie jest to podatek naliczony w rozumieniu polskiej ustawy o VAT,
• brak możliwości rozliczenia w deklaracji VAT-7/VAT-UE.

Jeśli jednak firma posiada dużą liczbę transakcji paliwowych w danym kraju UE, może wystąpić o zwrot VAT z zagranicy (np. przez system VAT-REF w przypadku krajów UE). Warunkiem jest rejestracja jako podatnik VAT UE i spełnienie dodatkowych wymogów.

7. Czy zakup paliwa za granicą można rozliczyć jako koszt podróży służbowej?

Tak, jeśli wyjazd zagraniczny miał charakter służbowy (np. spotkanie z kontrahentem, udział w targach, transport towaru), a podróż odbywała się pojazdem wykorzystywanym w działalności gospodarczej, to koszt paliwa:

• może być zaksięgowany jako koszt podróży służbowej,
• stanowi koszt uzyskania przychodu,
• nie musi być dodatkowo uzasadniany, jeśli jest zgodny z trasą i celem wyjazdu.

8. Przykład księgowania zakupu paliwa za granicą (KPiR)

Paragon: zakup 40 litrów paliwa w Niemczech – 80 EUR
Data zakupu: 15 marca 2025
Kurs NBP z dnia poprzedniego (14.03.2025): 1 EUR = 4,50 zł
Wartość w PLN: 80 × 4,50 = 360 zł

📌 W KPiR wpisujemy:

• Data: 15.03.2025
• Opis: Zakup paliwa – wyjazd służbowy (Niemcy)
• Kolumna 13 – Pozostałe wydatki: 360 zł

9. Najczęstsze błędy przy rozliczaniu zakupu paliwa za granicą

❌ Brak powiązania zakupu z działalnością gospodarczą
❌ Brak dokumentu (lub niewystarczający paragon)
❌ Przeliczenie waluty po niewłaściwym kursie
❌ Odliczenie zagranicznego VAT w JPK
❌ Niewłaściwa klasyfikacja pojazdu (prywatny zamiast firmowy)

10. Podsumowanie – co warto zapamiętać?

Natalia Kostylewa

Nazywam się Natalia Kostylewa i mam ponad dwadzieścia lat doświadczenia w branży księgowości i finansów. Moja pasja to nie tylko praca z liczbami, ale także dzielenie się zdobytą wiedzą. Na blogu dzielę się praktycznymi wskazówkami, które pomogą Ci zrozumieć zawiłości księgowości, a także dostarczam aktualnych informacji na temat zmian w przepisach podatkowych i finansowych.

Zobacz więcej