Zapomniana faktura kosztowa – ewidencja w KPiR
Prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą i rozliczając się na podstawie Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR), łatwo o przeoczenie pojedynczego dokumentu – np. faktury kosztowej za usługi lub zakup towarów. Co zrobić, gdy przypominamy sobie o niej po zamknięciu miesiąca, kwartału, a nawet roku? Czy fakturę można zaksięgować z opóźnieniem? Jakie są zasady i ograniczenia? Poniżej szczegółowo wyjaśniamy, jak postępować z zapomnianą fakturą kosztową.
Faktura kosztowa – czym jest i jak ją ujmuje się w KPiR?
Faktura kosztowa to dokument potwierdzający poniesienie wydatku, który może zostać uznany za koszt uzyskania przychodu, czyli wydatek poniesiony w celu:
- osiągnięcia przychodu,
- zachowania źródła przychodu,
- zabezpieczenia źródła przychodu.
Taki koszt ujmuje się w KPiR w dacie poniesienia (czyli wystawienia faktury), zgodnie z art. 22 ust. 6b ustawy o PIT – o ile podatnik stosuje metodę kasową (uproszczoną), którą wybiera większość JDG.
Co oznacza „zapomniana” faktura kosztowa?
Zapomniana faktura to taka, która:
- nie została ujęta w KPiR w miesiącu, do którego się odnosi,
- została odnaleziona po terminie, czasem nawet po zamknięciu roku,
- może mieć wpływ na zaliczki na podatek dochodowy, rozliczenia roczne lub VAT.
Najczęstsze przypadki:
- faktura była zapisana w skrzynce e-mailowej, ale nie została przekazana do księgowości,
- dokument dotyczy np. hostingu, oprogramowania, usług kurierskich, które są automatycznie odnawiane,
- faktura papierowa została zapomniana lub pomyłkowo odłożona.
Czy można ująć zapomnianą fakturę w późniejszym okresie?
Tak, ale sposób zaksięgowania zależy od momentu, w którym faktura została odnaleziona.
🔹 1. Jeśli faktura dotyczy bieżącego roku podatkowego
Zgodnie z przepisami:
- fakturę można ująć w KPiR w miesiącu jej odnalezienia, nawet jeśli została wystawiona wcześniej (np. w marcu, a ujęta w czerwcu),
- dotyczy to metod kasowej i memoriałowej – choć w tej drugiej trzeba zachować zasadę przypisania kosztu do odpowiedniego okresu.
➡️ Przykład: Faktura za zakup materiałów biurowych z marca została odnaleziona w czerwcu. Podatnik może zaksięgować ją w czerwcu w kolumnie 13 KPiR.
WAŻNE: Nie trzeba korygować wcześniejszych miesięcy – o ile nadal jesteśmy w tym samym roku podatkowym.
🔹 2. Jeśli faktura dotyczy roku ubiegłego i nie została ujęta w rozliczeniu rocznym
W takiej sytuacji nie można już zaksięgować faktury w KPiR jako kosztu roku bieżącego. Zamiast tego należy:
- złożyć korektę zeznania rocznego PIT-36 lub PIT-36L (zależnie od formy opodatkowania),
- skorygować KPiR – dodać brakującą fakturę do odpowiedniego okresu,
- zapłacić ewentualną niższą zaliczkę na podatek dochodowy lub odzyskać nadpłatę z urzędu.
➡️ Przykład: Faktura z listopada 2024 roku została znaleziona w lutym 2025. Konieczna będzie korekta KPiR i zeznania PIT za 2024 rok.
Czy zapomniana faktura wpływa na VAT?
Dla podatników VAT sprawa wygląda inaczej:
- Prawo do odliczenia VAT przysługuje w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy u sprzedawcy, ale nie wcześniej niż w miesiącu otrzymania faktury.
- VAT można odliczyć najpóźniej w dwóch kolejnych okresach rozliczeniowych po miesiącu otrzymania faktury.
➡️ Przykład: Faktura z datą 15 marca została odebrana również w marcu – można odliczyć VAT w marcu, kwietniu lub maju.
❗ Jeśli minie ten termin – utracisz prawo do odliczenia VAT, ale nadal możesz ująć fakturę jako koszt w podatku dochodowym.
Jak zaksięgować zapomnianą fakturę krok po kroku?
- Zweryfikuj datę faktury – sprawdź, z którego roku i miesiąca pochodzi.
- Określ, kiedy została fizycznie otrzymana (szczególnie dla celów VAT).
- Zdecyduj, czy korekta jest konieczna – czy faktura wpłynie na roczne rozliczenie.
- Zaksięguj ją w bieżącym okresie, jeśli nie wymaga korekty roku ubiegłego.
- Sporządź notatkę księgową lub oznacz dokument, że został ujęty z opóźnieniem – przyda się w razie kontroli.
Czy urząd skarbowy może zakwestionować taki koszt?
Nie, pod warunkiem że:
- wydatek jest rzeczywisty i związany z działalnością,
- faktura nie została wcześniej rozliczona,
- zachowany jest termin i sposób księgowania zgodny z przepisami.
Warto jednak dokumentować:
- przyczynę opóźnienia (np. e-mail z fakturą, korespondencja),
- potwierdzenie związku z działalnością gospodarczą.
Zapomniana faktura a forma opodatkowania
| Forma opodatkowania | Można zaksięgować zaległą fakturę? | Korekta roczna konieczna? |
|---|---|---|
| Skala podatkowa (PIT-36) | ✅ Tak | Tylko jeśli dotyczy poprzedniego roku |
| Podatek liniowy (PIT-36L) | ✅ Tak | Tak, jeśli dotyczy poprzedniego roku |
| Ryczałt | ❌ Nie dotyczy | Brak kosztów – faktura nie ma znaczenia |
| Karta podatkowa | ❌ Nie dotyczy | Brak kosztów – dokument archiwizowany jedynie |
Wskazówki praktyczne
- Ustal wewnętrzny system obiegu dokumentów – np. folder e-mailowy „faktury do zaksięgowania”.
- Regularnie sprawdzaj konta w serwisach dostawców usług (np. hosting, Adobe, Google Workspace).
- Jeśli korzystasz z biura rachunkowego – informuj o każdej odnalezionej fakturze.
- Nie czekaj do końca roku – bieżąca kontrola dokumentów zapobiega korektom.
Natalia Kostylewa
Nazywam się Natalia Kostylewa i mam ponad dwadzieścia lat doświadczenia w branży księgowości i finansów. Moja pasja to nie tylko praca z liczbami, ale także dzielenie się zdobytą wiedzą. Na blogu dzielę się praktycznymi wskazówkami, które pomogą Ci zrozumieć zawiłości księgowości, a także dostarczam aktualnych informacji na temat zmian w przepisach podatkowych i finansowych.
Zobacz więcej